עבודה יעילה עם חשבונית ירוקה וחיסכון בזמן - מושג ירוק

עבודה יעילה עם חשבונית ירוקה וחיסכון בזמן

Download

עונה חדשה של מושג ירוק. הרצון להוסיף עוד שעות ליממה הוא רצון שמלווה רבים. אם רק היה לי עוד רגע לקרוא מיילים, אם הייתה לי עוד שעה כדי לצאת לרוץ.
הזמן הוא משאב שהרבה פעמים נרגיש שהוא בחסר, בין אם אנחנו עצמאים או שכירים.
אבל אצל עצמאים שאחראים על מגוון היבטים ותחומים שונים בניהול העסק שלהם המשפט הידוע זמן=כסף הוא התמודדות קבועה שמלווה ברצון תמידי לשיפור, הרי חיסכון בזמן הוא גם חיסכון בכסף.

זה פרק ראשון בסדרה של פרקים חדשים שיהיו קצרים, ממוקדים ויגעו בנושאים ודילמות שמעלים העצמאים, חברי הקהילה שלנו, בנוגע לחיי העצמאות שלהם.
הפעם ראיינו את ארז אגמון, סמנכ״ל השיווק של חשבונית ירוקה, שיספר על תפיסת הזמן שלו, על ניהול נכון שלו ויתן טיפים לשימוש יעיל בחשבונית ירוקה, שאיך לא, יחסכו לכם זמן.

מוזמנים להקשיב, ליישם את הטיפים, לשתף ולהציע עוד רעיונות לפרקים כאן בתגובות או בקהילה שלנו בפייסבוק ״פשוט להיות עצמאים״.

 

תמלול הפרק

אהלן עצמאים יקרים, טוב שאתם איתנו. אנחנו עושים היום מתיחת פנים למושג ירוק. אני איתמר רועי, אני בעלים שותף של "דאון דה פילד", משרד פרסום וחברת הפקות. איש עסוק, אבל לא יותר מאף אחד מכם, ולכן כל פרק מהפרקים הבאים יהיה קצר וענייני, ויעסוק בסוגיות הפרקטיות שאתם מעלים כל שבוע בקהילה.
ניהול הוצאות, דוחות, רואה חשבון, איקומרס, שירות לקוחות, כל הדברים שמעניינים אתכם. בקצרה, ובאופן ענייני שמכבד את הזמן שלכם, ומאפשר לכם ללמוד כלים שישרתו אתכם.
בחלק הראשון נדבר על הנושא עצמו וקצת על מי שמציג אותו, ובחלק השני נתן לכם כלים פרקטיים שאתם יכולים לאמץ ישר עם סוף הפרק.
זה מה שננסה לעשות כל שבוע. תכתבו לנו בקהילה, פשוט להיות עצמאים, או אליי בפרטי, איתמר רועי. אנחנו, אני, רוצים כל הזמן לשמוע על נושאים שמעניינים אתכם. בואו נתחיל.

חמש שנים שאני עצמאי, ההורים שלי שכירים. בעצמי הייתי שכיר לא מעט שנים. הדבר שאני הכי אוהב הוא שאני מנהל את הזמן שלי בעצמי, והדבר שהכי מציק לי הוא שאני לפעמים משחית זמן על דברים לא חשובים, לעומת הדברים שחשובים לי באמת. למשל, חשוב לי מאוד להתעדכן במה שקורה בעולם בתחום שלי ולנסות ולפתח מוצרים חדשים. לא תמיד יש לי זמן להתעסק בזה, ובכלל, אני הרבה מאוד פעמים מרגיש שמה שאני עושה הוא לא ממש עבודה. אז לפעמים אני מספר לעצמי שזה בגלל שאני אוהב מאוד את מה שאני עושה, שזה נכון. אבל האמת היא שתפיסת הזמן שלי נשארה קצת של שכיר – מה שאינו העבודה עצמה, הוא לא עבודה. אני מאמין שהרבה מכם מרגישים כמוני. הזמן של העצמאי, ואנחנו לא תמיד מבינים את זה לעומק, הוא הדבר שהכי חשוב לו. כל מה שהעצמאי מתעסק בו ביום יום, דורש הרבה מאוד זמן.
על זה הפרק היום, אנחנו ממליצים לכם לא לפספס את החלק של הטיפים לקראת הסוף שבו תקבלו כלים פרקטיים לשימוש בחשבונית, שממש יעזרו לכם בניהול היום יום שלכם ובקיצור הזמנים.
אני מארח היום את ארז אגמון, סמנכ"ל השיווק של חשבונית ירוקה. איש עם ניסיון רב שנים בעולם הפרסום, גם כעצמאי וגם כשכיר, שחושב היום כפי שהוא תכף יסביר לנו כעצמאי.

היי ארז, טוב שאתה איתנו. אנחנו רוצים לעשות את זה לאנשים קצר, אז… קודם כל אני אשמח לשמוע על תפיסת הזמן שלך, וגם תוך כדי שאנשים ילמדו קצת על מי אתה.
קודם כל תודה שאתה מארח אותי פה, כיף לי להיות פה ולפתוח את העונה השלישית ולהיות מאוד ממוקד בכלים פרקטיים לעצמאים. ולדבר על הכאבים והצרכים שעולים אצל עצמאים. אז אני באמת עושה שיווק, שיווק זה האהבה שלי, אני עושה את זה כבר מעל לעשרים שנה. הייתי גם בעבר עצמאי, אני הרבה שנים כבר שכיר חזרה. אבל אני יכול להגיד שבעיקרון החסר הזה, בזמן בו נקרא, אנחנו מדברים על זמן זה כסף, זה מלווה את כולם. גם שכיר וגם עצמאי. אני אבל רואה אצל עצמאים שזה הרבה יותר מועצם. בסופו של דבר כולנו רוצים לבלות יותר זמן עם המשפחה, רוצים לשמור על האיזון הזה. להיות עם האישה, עם הילדים, רוצים את הזמן לעצמו. אם יש לנו תחביב, לי למשל אחד התחביבים שלי שצמח בתקופת הקורונה, ספורט.

ספורט, לא רואים עליך, זה רדיו, לא רואים. אבל, ספורט.
תודה <צוחק>. אז כן, אהבה, וזה חלק מהעניין של להקדיש לעצמך. אז אתה מקדיש גם לעצמך וגם משפחה, וגם לעבודה. ואצל עצמאים זה מקום אחר. ואני לוקח אותך כמה שנים אחורה לחוויה שלי כעצמאי, המקום הזה של לנסות לעשות הכל. קודם כל, במה שעשיתי, האהבה שלי הייתה שיווק, אז עשיתי ייעוץ שיווקי. וחלק מהפעמים מצאתי את עצמי מחפש לקוחות חדשים, גיוס לקוחות, חלק מהמקומות, לעשות את מה שאני באמת אוהב שזה הייעוץ השיווקי. חלק מהם לגבות כסף, חלק מהם ללכת לרואה חשבון ולעשות מה שזה כדי לפעול בדיוק לפי החוקים, והייתי צריך לג'נגל בין הכל. לפעמים זה לא באותו יום, לפעמים זה כל כמה זמן, ואתה יודע את זה גם כעצמאי לעשות את זה. זה מורכב.

והכל הוא זמן. נגיד למאזינים שלנו. הכל הוא זמן. הוא זמן עבודה, זה הזמן שלכם אמנם, אבל הוא קודם כל זמן עבודה. וזה חלק ממה שאנחנו מנסים לעשות בפודקאסט הזה, לעשות את זה כמה שיותר מדויק, ענייני, כדי שאנחנו נקדש את הזמן. איך אתה מקדש אותו היום כבן אדם… פרטי, שכיר, שבעבר היית עצמאי והיום יש לך גם ילדים ו… איך אתה עושה את ה… הג'גלינג הזה?
אז זה אתגר, וזה שאלה מצוינת. רק התחלתי בחשבונית ירוקה, אז קודם כל אני מרגיש פה סוג של שליחות. חולה על מה שאני עושה, ממש אוהב את זה, ואני מרגיש שאני במקום של לעבוד לטובת, ולעזור לעצמאים להגשים את עצמם. אז מטבע הדברים זה אומר שאני יותר זמן בעבודה, ואז הבאלנס שאני מוצא, וזה לצורך העניין זמן של המשפחה בסופי שבוע. ועדיין יום אחד בשבוע לצאת מוקדם, כדי לקחת את הבת שלי, ולהיות איתה, זה דברים קטנים. כמו לקחת אותה לגלידה, והפינוקים הקטנים. ולהקפיד בבוקר לקחת את הבת שלי לבית ספר. שוב, זה למצוא את הבאלנס, את הרגעים הקטנים במשך היום לתת זמן למשפחה, ולמצוא את הזמן גם לתחביבים שלך. זה המקום שאני מנסה לעשות את הבאלנס הזה בין כל הדברים.

זה מצחיק כי חשבונית ירוקה, באופן כללי, זה מוצר שהמהות שלו היא לחסוך זמן וכאבי ראש. וגם אתם בחשבונית ירוקה, התמהיל של האנשים שעובדים בחשבונית ירוקה, חלקם היו עצמאים בעבר. חלק גדול מהם עצמאים היום, חלקם שכירים, חלקם… כלומר, עד כמה העניין הזה של הזמן, מעסיק אתכם ביום ביום כמערכת?
אז הוא באמת מרכז העשייה שלנו. אנחנו אומרים לעצמנו שהלקוח ימצא את מרכז העשייה, חושבים כמו עצמאים. מנסים להבין בעצם מה הם צריכים, מה הם רוצים. מבחינתי זה הבייסיק של השיווק. אני הולך להבין מה הלקוחות שלי צריכים. ואז אני רואה מה חסר להם, ואיך אני יכול לעזור להם, לעשות את החיים שלהם יותר קלים, יותר פשוטים. חושב על הזמן הזה כל הזמן. עכשיו המקום הזה הוא מאוד ברור לנו כי קודם כל ליאור ורמי שייסדו את החברה הם בעצם היו עצמאים. הרבה מהעובדים שלנו, מהעובדים המדהימים שלנו בחשבונית ירוקה הם עצמאים היום, או שהיו. וכל הזמן החשיבה שלנו מתוך המקום של עצמאים. זה לא זר לנו, עצמאים נמצאים שם בליבה שלנו, חושבים עליהם מה יכולים לעשות להם יותר טוב. זה חשיבה היא כל הזמן לאורך, לצרכים שונים של עצמאים. אותו דבר שנקרא Customer Journey, מסע לקוח. ברגע שהחלטתי לפתוח את העסק שלי, ועד שכבר פתחתי את העסק ואז אני צריך את החשבונית הזאתי. אז אם פעם הייתי צריך ללכת לרוץ לחפש לבתי דפוס ולהדפיס את החשבונית, היום בכמה שניות אני מפיק חשבונית. זה חסכון זמן משמעותי.

ארז אתה שומע ברקע את התופים? זה אומר שהפרקטיקה בדרך, הפרקטיקה מגיעה. אני רוצה שתתן לנו כמה טיפים, זה מאוד שכיח שבן אדם אומר "וואלה אני מת על חשבונית ירוקה וזה" אבל בסוף הוא יודע רק את הפיצ'רים הבסיסיים של החשבונית מס קבלה, או דברים כאלה ואחרים שלפעמים רואה חשבון מחפש וצריך ממנו. אבל זה עולם ומלואו של פיצ'רים שאנשים לא מודעים אליהם והם יכולים להשתמש בהם ויכולים לקצר מאוד את הזמן שלהם. ולחסוך להם כאבי ראש. אז אם אתה יכול לתת לנו כמה טיפים שקשורים למערכת עצמה, זה יהיה נפלא.
אז קודם כל יש מלא. בגלל שאנחנו פה מדויקים בזמן.

עוד נדבר עליהם, עוד נדבר עליהם, אל תדאג.
אז אנחנו גם נרחיב, לדעתי גם שווה להרחיב במהלך העונה. אבל נתחיל בדבר הכי בסיסי שבעצם אחרי שאתה מפיק חשבונית, אתה בעצם יכול להפיק מסמך מתוך מסמך. בוא נגיד שלקוח שלנו מפיק חשבון עסקה ללקוח שלו. אז הוא יכול להפיק אחר כך את הקבלה מתוך המסמך הקיים, ואז זה אומר שהוא לא צריך עוד פעם למלא את כל הנתונים של הלקוח שלו ושל הפרויקט כי הם כבר נמצאים בפנים, חסכת זמן, אוקיי, לא צריך למלא אותם באופן ידני. 

הפקה של מסמך מתוך מסמך, חברים, תרשמו.
כן, נכון. דבר נוסף, אני חושב כל הזמן על החוויה שלי כעצמאי. אחד הכאבים הכי גדולים זה הנושא של גבייה. לך תתזכר לקוחות. אתה בטח גם מכיר את זה, אתה בתחושה של אי נעימות. לא נעים לך להגיד ללקוח שלך "עבר המועד תשלום, אני כבר את העבודה עשיתי" אז אתה מרגיש לא נעים. עכשיו יש פיצ'ר בתוך המערכת שעוזר, אצלנו לתזכר, לשלוח את התזכורות ללקוחות בלחיצת כפתור. לחיצת כפתור, בום, נשלח התזכורת ללקוח. הוא יכול לשלם, חוסך זמן והאי נעימות נעלמת, כי זה, זה נשלח מהמחשב, זה נשלח באופן אוטומטי.

ופשוט, אז זה השני. גבייה, לרשום, אתם יכולים לתזכר את הלקוחות שלכם באופן אוטומטי לגמרי. אוטומציה של תזכור שגם מונעת לכם את הכאב ראש ואת האי נעימות ואת הזה, וגם חוסכת לכם הרבה זמן.
בדיוק. וניקח טיפ נוסף שקשור, זה קשור עוד פעם לנושא של תשלומים, אבל… לסליקה. אני אישית לא כל כך אוהב את המילה סליקה, היא מילה כזאתי כבדה, אבל המשמעות של סליקה זה בעצם היכולת לקבל כסף באשראי מהלקוחות. עכשיו, יש מקום להרבה עצמאים לעבור לשם. למה? אני רוצה כל הזמן לחשוב תמיד על הלקוח שלי. ואני קורא לעצמאים לחשוב שנייה על הלקוחות שלהם. תחשבו היום שכל כך קל לנו שיש לנו אשראי בכיס, ואנחנו הולכים לשלם בכל מקום בכרטיס אשראי. זה נוח, רובנו בכלל לא סוחבים כבר מזומן. בואו ננגיש ללקוחות שלנו, או אתם העצמאים, תנגישו ללקוחות שלכם, את האפשרות לשלם באשראי לכם. זה נגיש, זה קל, זה נוח. מה קורה? היום הרבה פעמים צריך להתנהל בכמה מערכות. אז פעם אחת יש, אפשרות, של מערכת לתשלום. פעם שנייה את חשבונית ירוקה. היום אפשר לעשות את זה במקום אחד. לסנכרן את עסקאות האשראי עם החשבוניות ואז בעצם אוטומטית מופק מסמך בסיום כל עסקה. פשוט וקל. 

אז זה הטיפ השלישי.
כן, סליקה.

לחבר את הסליקה למערכת של חשבונית ירוקה ולקבל תשלומים בקלות. ולהפיק חשבוניות אוטומטית.
נכון. ו… דבר נוסף זה כל הנושא של מה שנקרא איקומרס. אם יש לכם אתר אינטרנט, תחברו את החשבון שלכם בחשבונית ירוקה לאתר שלכם. מה זה אומר? שאוטומטית יופקו חשבוניות בכל עסקה של לקוח שרוכש באתר שלכם. יש לנו היום חיבור לויקס, יש לנו חיבור לווקומרס, יש לי חיבור לשופיפיי, יש לנו חיבור לאטסי.

כל מה שצריך, למעשה, זה ה…
נכון.

זה הטיפ הרביעי, להתחבר, לחבר את החנות האלקטרונית שלכם למערכת של חשבונית ירוקה ולמעשה לנהל את כל העניין הזה של התחשבנות וחשבוניות מול הלקוחות שלכם בחנויות האלקטרוניות שאתם מפעילים, בצורה אוטומטית.
וטיפ נוסף, שאפשר לחלק אותו לכמה תתי סעיפים, זה בכלל נושא של דוחות.

או אה, זה נושא כבד מאוד.
<צוחק> נכון, זה נשמע לפעמים מאוד רחוק. אבל אנחנו מציעים הרבה דוחות שפשוט רק להיכנס ולהשתמש בהם. קודם כל יש לנו את הלובי, שנכנסים למערכת שלנו. המילה מערכת היא קצת כבדה, אבל כשנכנסים חשבונית ירוקה, יש שם הרבה דברים שפשוט נגישים. פשוט להיכנס ולהסתכל עליהם. כנסו כמה פעמים בשבוע, תסתכלו מה יש לכם. למשל, דוח הכנסות והוצאות שנותן מבט על העסק שלכם. תוכלו לראות כמה קיבלתם, כמה הוצאות יש לכם, הופ יש לכם סוג של דוח רווח והפסד שאתם יכולים ככה לעזור לנהל את העסק. דיברנו על תזכורות, אז בוא נדבר גם על דוח חייבים שעוזר לכם בעצם לדעת מי חייב לכם כסף, מסמכים שמועד הגבייה שלהם קרוב. יש לכם גם שקוף בתוך המערכת, ייתן לכם תמונה מאוד נוחה.

זה אתם יכולים אגב לראות כבר בלובי.
נכון, נכון, מאוד קל. אתה נכנס למערכת כל יום. אתה נכנס כמה פעמים בשבוע. תסתכלו, תוציאו מיד תזכורת ללקוח שלכם. שוב, תורידו את אי הנעימות, ובאמצעות הדוח תקבלו תמונה מאוד ברורה. יש דוח מע"מ שמאוד עוזר, ואתה יודע בדיוק, עושה לך את החיים הקלים. לכם, ודרך אגב גם לרואה חשבון שמאוד אוהבים את הדוחות האלה, עושה להם את החיים פשוטים. יש דוח מקדמות למע"מ. עכשיו כל אלה זה רק חלק מהדוחות שפשוט נגישים ללקוחות שלנו, פשוט תעשו בהם שימוש, יעשה לכם את החיים קלים. אפרופו דיברנו על תכנון, דיברנו על ניהול זמן. זה חלק מזה, להקדיש כמה דקות, לפחות בחודש, ואולי אפילו יותר מזה, כדי להסתכל. כי היה לכם את העבודה. עכשיו אני אגיד פה ואומר, זה טיפ מאוד כללי, אבל… אני מזמין את כל מי שיש לו שאלות אלינו, בוא הדלת פתוחה. לגבי שאלות לגבי חשבונית ירוקה, לגבי חיים בעצמאים, אני כאן. אנחנו כאן. אנחנו קודם כל מקיימים וובינרים כל הזמן, אתם מוזמנים, וובינרים בלייב. שאתם מוזמנים לראות אותם, להצטרף אליהם. פעם שנייה מוזמנים להצטרף לקהילה שלנו בפייסבוק.

פשוט להיות עצמאים, לחפש בפייסבוק.
נכון. אתם יכולים להנות פשוט מתשובות של אנשים אחרים שכבר סבלו מבעיה, או היה להם איזה חוסר מסוים או בעיה מסוימת, אחרים יוכלו לתת לכם את התשובה כי הם נתקלו בזה. חוסך לכם זמן, עוד פעם. דיברנו על זמן, יש לנו מלא מידע שזמין באתר שלנו. הרבה מידע שזמין במגזין שלנו שנקרא אינוויס. יש לנו הרבה מידע בתוך היוטיוב עם הרבה סרטוני האו טו <באנגלית>, איך להשתמש במערכת. הכל זמין בלחיצת כפתור. אני קורא לזה "כל מה שלא העזתם לשאול" הכל זמין, פשוט שוב, תחסכו בזמן, הכל נמצא שם.

זהו, אנחנו היינו מושג ירוק. בשבוע הבא ביום שלישי, אנחנו נמשיך ונדבר על הסוגיות שמעסיקות אתכם. ואנחנו רוצים שתכתבו לנו, כמו שאמרנו לכם בהתחלה. לכתוב לנו, בקהילה, פשוט להיות עצמאים, על נושאים ומרואיינים וסוגיות שמעסיקות אתכם ואנחנו נגע בהם פה כל שבוע. ובכלל, תשתפו את הפרק הזה עם עוד אנשים, זה עוזר לנו. זה עוזר אני מניח גם לכם.

6 comments

  1. תודה רבה רבה רבה אני ממש נהנתי ואני מהמשוגעים על הזמן שלי!!!

    1. חשבונית ירוקה הגיב:

      איזה כיף!
      אז אם אתה משוגע על הזמן שלך, תן לנו טיפ שיעזור לנהל אותו נכון 🙂

  2. יהודה איפרגן הגיב:

    תודה לכם על הכל.
    מלבד ההפקה הנוחה של חשבוניות, קבלות הצעות מחיר וכו'
    יש לי אישית תועלת מיוחדת בזה שאינני צריך לזכור ולעבוד קשה על מצב החשבון של כל לקוח.
    גם כשצריך בירור על רישומים שנעשו או לא נעשו אין צורך לנבור בהרים של פנקסים כדי לשלוף נתונים שמאירים את הנתונים בתאריכים מדוייקים
    ושוב תודה לכם על הכל

    1. חשבונית ירוקה הגיב:

      שמחים ממש לשמוע!

  3. איליה ביילין הגיב:

    מאוד ענייני. מסכים.

    1. חשבונית ירוקה הגיב:

      איזה כיף! תודה רבה על התגובה, שמחים שנהנית מהפרק 🙂

השאירו תגובה לפרק

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Scroll to top